Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is OZIIX, Willebroek (2830), België, btw/ondernemingsnummer BE1006.124.679. U bereikt ons via info@oziix.be of +32 456 79 53 02.

Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van hoe u onze website gebruikt, verwerken wij:

• Contact- en offerteaanvragen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, uw bericht en gekozen pakket.
• Live chat en AI-assistent: naam, e-mailadres, reden van uw vraag, de inhoud van het gesprek, bijlagen die u verstuurt, tijdstip en uw IP-adres (ter beveiliging van het gesprek).
• Nieuwsbrief: e-mailadres en inschrijfmoment.
• Opdrachten en facturatie: contactgegevens, facturatiegegevens en betalingsstatus.
• Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s en herkomst (bv. advertentie), enkel voor beveiliging en – mits toestemming – statistiek en marketing.

We vragen geen bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheidsgegevens). Deel die dus ook niet in vrije tekstvelden of chat.

Waarom en op welke rechtsgrond?

• Uw vraag of offerte beantwoorden en maatregelen nemen voor het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Een overeenkomst uitvoeren, factureren en betalingen opvolgen (art. 6.1.b AVG).
• Wettelijke verplichtingen, zoals boekhouding en btw (art. 6.1.c AVG).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): beveiliging van de website en de chat (inclusief IP-adres), fraude- en misbruikpreventie, klantenservice, het verdedigen van rechten en het verbeteren van onze dienstverlening.
• Toestemming (art. 6.1.a AVG): nieuwsbrief, analytische en marketingcookies. U kan uw toestemming altijd intrekken.

AI-assistent en live chat

Onze chatassistent werkt met vooraf ingestelde antwoorden en brengt u op uw vraag in contact met een medewerker. Er worden geen beslissingen met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen. De assistent kan fouten maken; vraag gerust om een medewerker te spreken.

Chatgesprekken worden bewaard om uw vraag op te volgen en kunnen door onze medewerkers worden gelezen. Het IP-adres dat u in de chat ziet, wordt gebruikt om het gesprek te beveiligen en misbruik tegen te gaan. Het gesprek wordt via een beveiligde (HTTPS) verbinding verstuurd.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen uw gegevens nooit. We delen ze enkel met zorgvuldig gekozen verwerkers die voor ons werken, onder een verwerkersovereenkomst:

• Hosting- en e-mailproviders voor het draaiende houden van de website, de databank en e-mail.
• Dienstverleners voor boekhouding, betaling (bv. uw bank/Bancontact) en incasso bij wanbetaling.
• Google (Analytics/Ads), enkel indien u hiervoor toestemming geeft.
• Overheden en toezichthouders wanneer de wet dat verplicht.

Bij externe lettertypen (Google Fonts) en ingesloten kaarten (Google Maps op de contactpagina) kan uw IP-adres naar Google worden doorgegeven wanneer u die inhoud laadt.

Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te houden. Als een verwerker (zoals Google) gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit (bv. het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoelang bewaren we gegevens?

Niet langer dan nodig voor het doel:

• Contactaanvragen en chatgesprekken: maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij een lopende opdracht of geschil langer bewaren vereist.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft.
• Cookies en lokale opslag: zie ons cookiebeleid.

Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Uw rechten

U heeft het recht op:

• inzage in uw gegevens en een kopie;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• wissing (“recht om vergeten te worden”) in de gevallen die de wet voorziet;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens die u zelf hebt verstrekt;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• intrekking van toestemming, zonder gevolgen voor de verwerking daarvoor.

Stuur uw verzoek naar info@oziix.be. Wij kunnen een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren en antwoorden binnen één maand.

Nieuwsbrief en marketing

We sturen u enkel een nieuwsbrief of commerciële e-mail als u daarvoor toestemming gaf, of als u al klant bent en het over gelijkaardige diensten gaat. In elke e-mail vindt u een link om u met één klik uit te schrijven.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang tot gegevens, wachtwoordbeveiliging, back-ups en regelmatige updates. Ondanks onze zorg bestaat geen enkel systeem volledig zonder risico. Bij een datalek dat een risico inhoudt, melden wij dit tijdig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan u.

Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen onder de 13 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Denkt u dat een kind ons gegevens bezorgde, mail ons dan, dan verwijderen we ze.

Klacht indienen

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of wetswijzigingen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u waar nodig rechtstreeks.

Who is responsible?

The controller of your personal data is OZIIX, Willebroek (2830), Belgium, VAT/company number BE1006.124.679. You can reach us at info@oziix.be or +32 456 79 53 02.

Which data do we collect?

Depending on how you use our website, we process:

• Contact and quote requests: name, e-mail address, phone number, company name, your message and chosen package.
• Live chat and AI assistant: name, e-mail address, reason for your question, the content of the conversation, attachments you send, time and your IP address (to secure the conversation).
• Newsletter: e-mail address and sign-up moment.
• Assignments and invoicing: contact details, invoicing details and payment status.
• Technical data: IP address, browser, device, pages visited and origin (e.g. advertisement), only for security and – with consent – statistics and marketing.

We do not ask for special categories of data (such as health data). Please do not share them in free text fields or chat either.

Why and on what legal basis?

• Answering your question or quote and taking steps prior to entering into a contract (art. 6.1.b GDPR).
• Performing a contract, invoicing and following up payments (art. 6.1.b GDPR).
• Legal obligations, such as accounting and VAT (art. 6.1.c GDPR).
• Legitimate interest (art. 6.1.f GDPR): security of the website and chat (including IP address), fraud and abuse prevention, customer service, defending rights and improving our services.
• Consent (art. 6.1.a GDPR): newsletter, analytics and marketing cookies. You can withdraw your consent at any time.

AI assistant and live chat

Our chat assistant works with preset answers and connects you with a team member for your question. No decisions with legal effect are taken solely on the basis of automated processing. The assistant can make mistakes; feel free to ask to speak to a team member.

Chat conversations are stored to follow up your question and can be read by our team. The IP address you see in the chat is used to secure the conversation and prevent abuse. The conversation is sent over a secure (HTTPS) connection.

Who do we share data with?

We never sell your data. We only share it with carefully chosen processors who work for us, under a data processing agreement:

• Hosting and e-mail providers to keep the website, database and e-mail running.
• Service providers for accounting, payment (e.g. your bank/Bancontact) and debt collection in case of non-payment.
• Google (Analytics/Ads), only if you give consent.
• Authorities and supervisory bodies where the law requires.

With external fonts (Google Fonts) and embedded maps (Google Maps on the contact page), your IP address may be passed on to Google when you load that content.

Transfers outside the EEA

We aim to keep data within the European Economic Area. If a processor (such as Google) processes data outside the EEA, this only happens with appropriate safeguards, such as an adequacy decision (e.g. the EU-US Data Privacy Framework) or the European Commission’s standard contractual clauses.

How long do we keep data?

No longer than necessary for the purpose:

• Contact requests and chat conversations: maximum 24 months after the last contact, unless an ongoing assignment or dispute requires longer retention.
• Invoices and accounting documents: 7 years (statutory retention period).
• Newsletter: until you unsubscribe.
• Cookies and local storage: see our cookie policy.

After that, data is deleted or anonymised.

Your rights

You have the right to:

• access your data and receive a copy;
• rectification of incorrect data;
• erasure (“right to be forgotten”) in the cases provided by law;
• restriction of processing;
• portability of data you provided yourself;
• object to processing based on legitimate interest, and always to direct marketing;
• withdraw consent, without affecting processing before that.

Send your request to info@oziix.be. We may ask for proof of identity to verify your identity and reply within one month.

Newsletter and marketing

We only send you a newsletter or commercial e-mail if you gave consent, or if you are already a customer and it concerns similar services. Every e-mail contains a link to unsubscribe with one click.

Security

We take appropriate technical and organisational measures: encrypted connections (HTTPS), restricted access to data, password protection, backups and regular updates. Despite our care, no system is entirely risk-free. In case of a data breach that entails a risk, we report it in time to the Data Protection Authority and, if necessary, to you.

Minors

Our website and services are not intended for children under 13. We do not knowingly collect data from children. If you think a child has given us data, e-mail us and we will delete it.

Filing a complaint

Do you have a complaint about how we handle your data? Please contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority: the Belgian Data Protection Authority, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Changes

We may amend this policy, for example for new features or changes in law. The date at the top shows the latest version. For important changes we inform you directly where necessary.

Qui est responsable ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est OZIIX, Willebroek (2830), Belgique, numéro de TVA/d’entreprise BE1006.124.679. Vous nous joignez via info@oziix.be ou au +32 456 79 53 02.

Quelles données collectons-nous ?

Selon la façon dont vous utilisez notre site, nous traitons :

• Demandes de contact et de devis : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, votre message et la formule choisie.
• Chat en direct et assistant IA : nom, adresse e-mail, motif de votre question, contenu de la conversation, pièces jointes envoyées, heure et votre adresse IP (pour sécuriser la conversation).
• Newsletter : adresse e-mail et moment d’inscription.
• Missions et facturation : coordonnées, données de facturation et statut de paiement.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, pages consultées et origine (p. ex. publicité), uniquement pour la sécurité et – avec consentement – les statistiques et le marketing.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données (comme des données de santé). Ne les partagez donc pas non plus dans des champs de texte libre ou le chat.

Pourquoi et sur quelle base légale ?

• Répondre à votre question ou devis et prendre des mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD).
• Exécuter un contrat, facturer et suivre les paiements (art. 6.1.b RGPD).
• Obligations légales, comme la comptabilité et la TVA (art. 6.1.c RGPD).
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : sécurité du site et du chat (y compris l’adresse IP), prévention de la fraude et des abus, service client, défense de droits et amélioration de nos services.
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : newsletter, cookies analytiques et marketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Assistant IA et chat en direct

Notre assistant de chat fonctionne avec des réponses prédéfinies et vous met en relation avec un collaborateur pour votre question. Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise exclusivement sur la base d’un traitement automatisé. L’assistant peut se tromper ; n’hésitez pas à demander à parler à un collaborateur.

Les conversations de chat sont conservées pour suivre votre question et peuvent être lues par notre équipe. L’adresse IP affichée dans le chat sert à sécuriser la conversation et à prévenir les abus. La conversation est transmise via une connexion sécurisée (HTTPS).

Avec qui partageons-nous les données ?

Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les partageons qu’avec des sous-traitants soigneusement choisis qui travaillent pour nous, sous contrat de sous-traitance :

• Prestataires d’hébergement et d’e-mail pour le fonctionnement du site, de la base de données et de l’e-mail.
• Prestataires pour la comptabilité, le paiement (p. ex. votre banque/Bancontact) et le recouvrement en cas de non-paiement.
• Google (Analytics/Ads), uniquement si vous donnez votre consentement.
• Autorités et organes de contrôle lorsque la loi l’exige.

Avec les polices externes (Google Fonts) et les cartes intégrées (Google Maps sur la page contact), votre adresse IP peut être transmise à Google lors du chargement de ce contenu.

Transferts hors EEE

Nous visons à conserver les données dans l’Espace économique européen. Si un sous-traitant (comme Google) traite des données hors EEE, c’est uniquement avec des garanties appropriées, comme une décision d’adéquation (p. ex. le cadre de protection des données UE-États-Unis) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Combien de temps conservons-nous les données ?

Pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité :

• Demandes de contact et conversations de chat : maximum 24 mois après le dernier contact, sauf si une mission ou un litige en cours exige une conservation plus longue.
• Factures et documents comptables : 7 ans (obligation légale de conservation).
• Newsletter : jusqu’à votre désinscription.
• Cookies et stockage local : voir notre politique de cookies.

Ensuite, les données sont supprimées ou anonymisées.

Vos droits

Vous avez le droit :

• d’accès à vos données et d’en recevoir une copie ;
• de rectification des données inexactes ;
• à l’effacement (« droit à l’oubli ») dans les cas prévus par la loi ;
• à la limitation du traitement ;
• à la portabilité des données que vous avez fournies ;
• d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime, et toujours à la prospection directe ;
• de retirer votre consentement, sans effet sur le traitement antérieur.

Envoyez votre demande à info@oziix.be. Nous pouvons demander une pièce d’identité pour vérifier votre identité et répondons dans le mois.

Newsletter et marketing

Nous vous envoyons une newsletter ou un e-mail commercial uniquement si vous y avez consenti, ou si vous êtes déjà client et qu’il s’agit de services similaires. Chaque e-mail contient un lien pour vous désinscrire en un clic.

Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (HTTPS), accès restreint aux données, protection par mot de passe, sauvegardes et mises à jour régulières. Malgré nos soins, aucun système n’est totalement sans risque. En cas de fuite de données présentant un risque, nous la signalons à temps à l’Autorité de protection des données et, si nécessaire, à vous.

Mineurs

Notre site et nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données d’enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données, écrivez-nous et nous les supprimerons.

Introduire une plainte

Vous avez une plainte sur la façon dont nous traitons vos données ? Contactez-nous d’abord. Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle : l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, autoriteprotectiondonnees.be.

Modifications

Nous pouvons adapter cette politique, par exemple lors de nouvelles fonctionnalités ou de modifications légales. La date en haut indique la dernière version. En cas de changements importants, nous vous informons directement si nécessaire.